Même avec les logiciels actuels de visioconférence et de messagerie instantanée, un environnement de travail numérique n’est pas la même chose qu’un bureau — alors pourquoi le traiter comme tel?

Il faut bien plus qu’un appel Zoom pour optimiser l’efficacité du travail à distance. Les propriétaires de petites et moyennes entreprises et les PDG devraient chercher à aller au-delà des technologies standard afin d’adapter au travail à distance les aspects interpersonnels quotidiens du milieu de travail au bureau.

Ces 3 C peuvent faire ou défaire la réussite de votre entreprise : la culture d’entreprise, la collaboration et les liens avec les pairs — des éléments qui peuvent facilement être négligés lors du passage au travail à distance.

1. CULTURE

Dans un sondage de CyberLink, environ 1 travailleur à distance sur 4 admet qu’il est difficile de s’adapter à la culture du milieu de travail à distance. Dans un environnement virtuel, les propriétaires de petites et moyennes entreprises et les PDG doivent travailler consciemment à établir les objectifs, les points faibles et les valeurs de l’entreprise pour leurs employés.

Comment favoriser virtuellement une culture propice à la productivité? En écoutant, en communiquant, en soutenant votre équipe et en faisant un effort supplémentaire pour elle. Intégrez les valeurs de votre entreprise à votre flux de travail à distance.

Par exemple, si l’équilibre et l’harmonie font partie des valeurs de votre entreprise, établissez des moments réguliers où les employés peuvent communiquer sur le plan personnel. Les membres de votre équipe aborderaient alors le travail avec un état d’esprit équilibré, prêts à accomplir leurs tâches tout en bénéficiant d’un sain équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Quelles que soient leurs tâches, ils les accompliront en participant à une culture d’entreprise forte. Ainsi, vous pouvez intégrer la culture d’entreprise à la vie professionnelle à distance, non seulement pour accroître la productivité, mais aussi pour unir l’équipe autour de la mission, de la vision et des valeurs de l’entreprise.

2. COLLABORATION

Il y a trois types de distance à garder à l’esprit lorsque vous collaborez à distance : la distance physique, la distance opérationnelle et la distance relationnelle.

50 % des travailleurs à distance dans le monde estiment que la plus grande difficulté du travail à distance est liée à la communication, à la collaboration et aux relations.

Nous ne pouvons pas empêcher la distance physique de nous faire sentir émotionnellement isolés des autres. Mais puisque la séparation physique ne peut pas être évitée, par exemple, pendant une pandémie, le type de distance que vous devriez chercher à éliminer dans votre milieu de travail est la distance relationnelle, qui concerne les relations interpersonnelles — la confiance et la dépendance entre les membres de l’équipe.

Pourquoi cela est-il plus important dans un contexte de travail à distance? Parce que la distance physique nous prive de notre plus rapide, le plus personnel moyen de communication.

Malheureusement, aucune communication numérique ne pourra jamais vraiment remplacer les liens humains en personne. La communication est plus lente lorsqu’elle est limitée aux courriels ou à d’autres messages texte, et même les appels vidéo sont plus lents — nous ne subissons pas de problèmes audio ni de perturbations causées par un mauvais Wi-Fi en personne.

La communication numérique déforme aussi souvent les émotions qui sous-tendent les paroles d’une personne. Nous ne pouvons pas toujours transmettre et interpréter les émotions avec exactitude à travers un écran. Les malentendus entraînent des problèmes interpersonnels à long terme — comme un manque de confiance — qui perturbent le fonctionnement de l’équipe.

Pour surmonter les obstacles relationnels, tenez régulièrement des vidéoconférences. Les appels vidéo réguliers et pertinents sont actuellement ce qui se rapproche le plus des conversations en personne. Établissez donc un horaire fréquent d’appels de groupe et individuels avec votre équipe pour faire le point et collaborer, idéalement tous les jours.

Si les appels vidéo sont irréalistes, les appels audio constituent la meilleure solution suivante.

3. Connexion

La déconnexion entre les différents services de votre milieu de travail peut rapidement entraîner des problèmes amplifiés par le travail à distance. Dans un espace physique, les employés peuvent simplement se rendre auprès de l’équipe d’un autre service pour prendre des nouvelles.

Dans un milieu de travail à distance, c’est plus difficile que cela.

A Une enquête de Sirkin Research a révélé que les travailleurs à distance éprouvent des difficultés à collaborer et font face à une hausse des communications en raison d’un manque de connexion.

Les barrières informationnelles qui séparent les équipes et les membres de l’équipe entraînent un effet de cloisonnement — sans système établi de circulation de l’information, les équipes doivent communiquer entre elles de manière désorganisée et inefficace.

Maintenez les liens entre les services en encourageant les interactions personnelles entre les membres de différents services lors d’événements virtuels réunissant toute l’entreprise. Organisez de grands webinaires participatifs permettant à vos employés polyvalents d’échanger les uns avec les autres sur une plateforme comme Zoom, Workplace, ou Lifesize.

Vous pouvez également planifier des réunions vidéo régulières entre les services qui collaborent fréquemment.

Le travail à distance est exigeant, mais il est particulièrement gratifiant lorsqu’il est bien effectué. L’intégration de routines et d’habitudes régulières aux outils numériques de communication et d’organisation dont nous disposons est essentielle pour maintenir une équipe à distance productive et heureuse.

Les propriétaires de petites et moyennes entreprises et les PDG doivent se souvenir des 3 C de la gestion d’une équipe à distance : la culture, la collaboration et la connexion.